Sabtu, 05 November 2016

Fungsi Departemenisasi dalam Menunjang Kegiatan-Kegiatan Dalam Perusahaan Besar.



2.1 Departemenisasi atau Departmentalisasi
Pengertian secara etimologis
Istilah Departemenisasi merupakan terjemahan dari istilah bahasa Inggris,
-         Departmentation yang antara lain dikemukakan oleh :
o   George . Terry
o   Harold Koontz & Cyril O’Donnell
-         Departmentalization yang antara lain dipakai oleh :
o   Victor A. Thompson
o   Dalton E.McFarland
-         Divisionalization yang antara lain digunakan oleh :
o   Louis A. Allen
o   Donald M. Bowman
Departementalisasi proses mengkombinasikan tugas kedalam kelompok-kelompok atau departemen-departemen[1].
Pengertian secara umum
Yang dimaksud dengan Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya[2].


2.2 Pengertian Organisasi dan Satuan Organisasi 
Pengertian organisasi secara umum
Secara umum organisasi adalah suatu kelompok orang yang bekerja sama untuk tujuan bersama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin, dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya baik uang, metode, material, dan lingkungan, dan sarana-prasarana, data dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi[3].
Pengertian organisasi menurut para ahli
a.         Organisasi menurut Stoner
       Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melelui mana orang-orang dibawah pengarahan manager mengejar tujuan bersama.
b.        Organisasi menurut Stephen P. Robbins
       Menurut definisinya, organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasikan, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
c.         James D. Mooney
       Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
d.        Chester I. Bernard
       Organisasi adalah suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
e.         Drs. H. Malayu S,P , Hasibuan,
       Organisasi adalah sebagai proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan, bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama.
f.          Max Weber
       Organisasi adalah suatu kerangka hubungan terstruktur yang didalamnya terdapat wewenang, dan tanggung jawab serta pembagian kerja menjalankan sesuatu fungsi tertentu.
Pengertian Satuan Organisasi 
Dari segi kedudukannya dalam  struktur organisasi dapat dibedakan adanya dua macam satuan organisasi, yaitu satuan organisasi utama dan satuan organisasi lanjutan. Yang dimaksud dengan satuan organisasi utama atau satuan utama adalah satuan-satuan organisasi yang berkedudukan langsung di bawah pucuk pimpinan. Sedangkan yang dimaksud dengan satuan organisasi lanjutan atau satuan lanjutan ialah satuan-satuan organisasi yang berkedudukan di bawah satuan utama[4].

2.3 Departemenisasi di pembentukan Satuan Organisasi
Hal yang harus diperhatikan saat membentuk Satuan-Satuan Organisasi
Pada waktu melakukan pembentukan satuan-satuan organisasi hendaknya diperhatikan pedoman-pedoman sebagai berikut[5] :
a.      Pengelompokan segenap aktivitas ke dalam satuan-satuan organisasi yang jumlahnya sedikit mungkin dan sebanyak perlu berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.
b.      Terciptanya sejauh mungkin fungsi menyeluruh yang tunggal bagi setiap satuan organisasi dengan menitik beratkan pada tercapainya fungsi yang bersatu padu dan lebih sedikit satuan-satuan organisasi kecil-kecilan yang berdiri sendiri.

c.       Perluasan aktivitas yang wajar pada taraf pertama hendaknya dapat diusahakan untuk ditampung oleh satuan-satuan organisasi yang telah ada sehingga dapat dihindarkan terjadinya pengembangan struktur organisasi yang tidak efisien. Baru kemudian apabila satuan organisasi yang telah ada sudah tidak dapat menampung lagi perluasan aktivitas tersebut dibentuklah satuan organisasi baru.
d.      Untuk setiap aktivitas yang telah dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada hendaknya tidak disusun lagi satuan-satuan organisasi padanannya berupa Panitia, Tim, Komite, atau badan-badan khusus lainnya sehingga menimbulkan satuan organisasi kembar.
e.      Penambahan atau pengurangan satuan organisasi harus benar-benar berdasarkan volume kerja sehingga dapat dihindarkan pembentukan satuan organisasi yang hanya berdasarkan keinginan untuk mendudukkan seorang kawan, keluarga, kawan separtai, sealiran atau segolongan, padahal tidak ada pekerjaan yang harus dikerjakan. Demikian pula sebaliknya tidak akan terjadi penghapusan sesuatu satuan organisasi hanya karena Pimpinan tidak senang dengan Kepala sesuatu satuan organisasi.
f.        Satuan-satuan organisasi hendaknya dikelompokkan menurut pembagian fungsi umum dalam organisasi.

2.4 Struktur Organisasi mengenai Departmenisasi
Contoh struktur organisasi Departmenisasi.
1.         Struktur organisasi yang salah








 






Merupakan satu tugas, harusnya menjadi satu departmen

2.        Struktur organisasi yang benar


 






Alasan kenapa struktur benar dan salah
Struktur pada gambar yang pertama di katakan salah karena pada Sekretariat apabila telah terdapat Biro Tatawarkat tidak usah dibentuk lagi Biru Arsip, Biro Expedisi. Karena aktivitas kearsipan dan pengiriman surat merupakan salah satu aktivitas ketatawarkatan. Jadi yang merupakan fungsi bulat adalah Biro Tatawarkat yang seimbang bulatnya dengan Biro Kepagawaian, Biro Keuangan, Biro Perbekalan dan Biro Humas[6].
Maka dapat dilihat pada gambar kedua bagaimana struktur organisasi yang benar, pada struktur organisasi tersebut bisa dilihat jika kolom Biro Arsip dan Biro Expedisi tidak diikut sertakan karena telah adanya Biro Tatawarkat, aktivitas kearsipan dan pengiriman surat merupakan salah satu aktivitas ketatawarkatan.

2.5 Departmenisasi satuan Organisasi berdasarkan fungsinya
Macam-macam satuan organisasi
Satuan-satuan organisasi hendaknya dikelompokkan menurut oenbagian fungsi umum dalam organisasi. Menurut pembagian fungsi umum dalam organisasi, segenap satuan organisasi yang ada dapat dikelompokkan dalam bermacam-macam satuan organisasi sebagai berikut :
1.              Satuan pimpinan/pimpinan
2.             Satuan haluan

3.             Satuan operasi
4.             Satuan komersil
5.             Satuan penunjangan
6.             Satuan control
7.             Satuan konsultasi
Pengertian masing-masing Satuan Organisasi
1.              Satuan pimpinan/pimpinan adalah pemegang wewenang tertinggi serta penanggung jawabterakhir dari suatu organisasi. Dinamakan satuan pimpinan apabila pimpinan itu terdiri dari beberapa orangpejabat sebagai satu kesatuan, dan disebut pimpinan apabila hanya terdiri dari seorang pejabat.
2.             Satuan haluan adalah satuan organisasi yang melakukan aktivitas untuk menetapkan norma, peraturan, kebijaksanaan pokok serta menampung pendapat masyarakat lingkungannya. Yang termasuk Majelis Permusyawaratan Rakyat, penetapan haluan universitas oleh Senat Universitas. Penetapan norma-norma terhadap masalah tertentu oleh badan legeslatif, MPR, DPR. Senat Universitas di sampig menetapkan norma pokok juga berusaha menampung pendapat masyarakat lingkungan. Yaitu MPR, DPR berusaha menampung pendapat rakyat, sedang Senat Universitas berusaha menampung pendapat civitas akademika.
3.             Satuan operasi adalah satuan organisasi yang melakukan aktivitas pokok yang langsung berhubungan dengan tercapainya tujuan organisasi. Yang termasuk aktivitas pokok Pemerintah Daerah misalnya aktivitas yang berhubungan dengan penyelenggaraan pendidikan, kesehatan, pertanian, peternakan, perkebunan, perikanan, keagamaan, dan lain-lain. Yang termasuk aktivitas pokok dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan misalnya aktivitas yang berhubungan dengan penyelenggaraan pendidikan tingkat bawah, pendidikan tingkat menengah, pendidikan tingkat tinggi, kebudayaan, keolahragaan, dan aktivitas luar sekolah. Yang termasuk aktivitas pokok suatu universitas misalnya aktivitas yang berhubungan dengan penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran tinggi, penelitian, pengalaman ilmu atau pengabdian masyarakat.
4.             Satuan komersil adalah satuan organisasi yang melakukan aktivitas pokok yang langsung berhubungan dengan tercapainya tujuan yang pengurusnya mendasarkan pada berbagai asas ekonomi. Misalnya disini harus memperhatikan perbandingan permintaan penawaran, pencapai laba dan sebagainya. Karna sebagian besar rakyat menghendaki memakai listrik, air bersih, gas, pengangkutan maka diperlukan adanya satuan komersil yang wujud konkritnya adalah Perusahaan Umum Listrik, Perusahaan Jawatan Air Bersih, Perusahaan Gas, Perusahaan Jawatan Kereta Api, dan lain-lain.
5.             Satuan penunjang adalah satuan organisasi yang melakukan aktivitas untuk membantu berbagai kebutuhan satuan lain agar berjalan lancar.
Yang termasuk aktivitas penunjang antara lain :
-            Pembentukan struktur organisasi
-            Penyusunan rencana kerja
-            Penyediaan, penggunaan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan, penyingkiran benda
-            Penyediaan, pencatatan, pembukuan, pertanggung jawaban atas uang
-            Penyediaan, penggunaan, pengembangan, kesejahteraan, pemberhentian tenaga kerja
-            Penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyingkiran, pemusnahan bahan keterangan
-            Pembinaan hubungan baik dengan lingkungan
-            Penyempurnaan organisasi dan tatakerja
6.             Satuan kontrol adalah satuan organisasi yang melakukan aktivitas memeriksa, mengawasi, mencocokkan serta mengusahakan agar pelaksanaan aktivitas satuan lain dapat sesuai dengan perencanaan, peraturan, kebijaksanaan, pedoman serta berbagai ketentuan lain yang telah ditetapkan.

7.             Satuan konsultasi adalah satuan organsasi yang melakukan aktivitas memberikan bantuan keahlian dengan jalan memberikan nasehat, saran, atau pertimbangan tentang maslah tertentu kepada satuan lain. Yang termasuk aktivitas konsultasi misalnya pemberian nasehat dari seorang ahli arsitektur tentang perencanaan perluasan kota kepada Walikotamadya, pemberian dari dari ahli kepagawaian tentang ujian dinas, saran dari ahli administrasi keuangan tentang penyusunan anggaran yang baik, pertimbangan dari beberapa ahli kepada Direktur Perusahaan Jawatan Air Bersihtentang cara-cara menambah produksi air bersih.

2.6 Macam-macam dasar penetapan Departmensasi
Departmenisasi berdasarkan Fungsi
Yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing-masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya, pelaksanaannya atau pertimbangan lain[7] .
Misalnya dalam suatu pabrik dibentuk satuan-satuan yang masing-masing melakukan kegiatan produksi, pemasaran dan administrasi sehingga di pabrik itu terdapat Seksi Produksi, Seksi Pemasaran, dan Bagian Administrasi.
Departmenisasi berdasarkan Produksi
Yaitu pembentukansatuan-satuan organisasi yang masing-masing diserahi aktivitas menghasilkan jenis barang tertentu[8].
Misalnya dalam suatu Perusahaan Elektronik dibentuk Pabrik Radio, Pabrik Televisi, Pabrik Kulkas, Pabrik Bola Lampu.
Contoh lain misalnya dalam pabrik kendaraan terdapat satuan-satuan yang masing-masing menghasilkan Sedan, Bus, Seksi Truk. Sebuah contoh lain misalnya didalam pabrik senjata di dalamnya dibentuk Seksi Meriam, Seksi Pistol, Seksi Mitraliur.
Departmenisasi berdasarkan Rangkaian kerja
Yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang secara berturutan harus dilalui oleh langkah-langkah pengerjaan sehingga pekerjaan dapat selesai dengan baik.
Misalnya dalam perusahaan perabotan kantor yang membuat meja, kursi, almari, dan lain-lain semacam itu di dalamnya dapat dibentuk satuan-satuan yang masing-masing melakukan kegiatan pemotongan kayu, pemasangan, dan pengecatan sehingga disitu akan ada Seksi Pemotongan, Seksi Pemasangan, dan Seksi Pengecatan. Contoh lain misalna dalam pabrik tekstil dibentuk satuan-satuan organisai yang melakukan kagiatan pemintalan, penenunan, perajutan, pencelupan warna, penyelesaian atau wujud kongkritnya adalah Seksi Permintaan, Seksi Penenunan, Seksi Perajutan, Seksi Pencelupan Warna dan Seksi Penyelesaian.
Departmenisasi berdasarkan Langganan
Yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing-masing melakukan kegiatan memberikan pelayanan kepada oang-orang atau badan-badan tertentu yang datang secara tetap.
Misalnya dalam suatu perusahaan besar di dalamnya dibentuk satuan-satuan organisasi yang masing-masing melayani pembeli dari pemerintah, pembelian dari badan-badan swasta, dan pembelian eceran. Cotoh lain misalnya Balai Pengobatan yang besar atau lazimnya sekarang disebut Rumah Sakit di dalamnya bisa terdapat satuan-satuan organisasi yang masing-masing melayani pemeriksaan dan pengobatan penyakit jantung,  penyakit paru-paru, penyakit kulit, penyakit kanker, penyakit mata, penyakit anak-anak, wanita hamil, sehingga dalam Rumah Sakit tersebut terdapat satuan-satuan dengan sebutan Seksi Jantung, Seksi Paru-paru, Seksi Kulit, Seksi Kanker, Seksi Mata, Seksi Anak-anak, Seksi Wanita Hamil.
Departmenisasi berdasarkan Jasa
Yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing masing diserahi aktivitas untuk memberikan jenis jasa tertentu.
Misalnya pada organisasi pemrintah terdapat Jawatan Penempatan Tenaga , Jawatan Pariwisata, Perusahaan Asuransi. Contoh lain lagi misalnya dalam suatu Lembaga Bantuan Hukum di dalamnya dibentuk satuan-satuan yang masing-masing diserahi memberikan bantuan kepada masyarakat tentang masalah hukum pidana, hukum dagang, hukum warisan, hukum agraria dan lain-lain.
Departmenisasi berdasarkan Alat.
Yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing-masing melakukan kegiatan dengan menggunakan alat-alat tertentu. Misalnya pada sekolah teknik terdapat klas listrik, klas kimia, klas pengetaman,klas pembubutan, klas penggergajian masinal.
Departmenisasi berdasarkan Wilayah
Yaitu pembentukan satua-satuan organisasi yang masing-masing diserahi untuk mengurus satuan daerah tertentu. Misalnya dalam wilayah negara republik indonesia dibentuk provinsi-provinsi, kabupaten-kabupaten, kotamadya-kotamadya,kecamatan-kecamatan, desa-desa,dukuh-dukuh,rukun warga-warga, rukun tetangga-tetangga. Contoh lain misalnya untuk keperluan petahanan keamanan dalam wilayah negara dibentuk komando wilayah pertahanan sumatra, komandowilayah pertahanan  jawa, komandowilayah pertahanan   kalimantan, komando wilyah pertahanan irian jaya, dan lain-lain. Didalam komando wilayah pertahanan dibentuk komando daerah militer, komando distrik militer, komando rayon militer. Sebuah contoh lain lagi misalnya perusahaan yang membuka cabang-cabang atau perwakilan-perwakilan.
Departmenisasi berdasarkan Waktu
Yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing-masing melakukan kegiatan pada waktu pagi,siang, malam. Contoh yang paling banyak terjadi tentang hal ini adalah di pabrik yang harus bekerja selama 24 jam sehingga para pekerjanya dikelompok-dikelompokkan yang masing-masing kelompok bekerja selama 8 jam. Atau dalam suatu sekolahanyang siswanya sangat banyak kadang-kadang dijumpai adanya kelas masuk pagi dan kelas masuk sore.
Departmenisasi berdasarkan Jumlah
Yaitu pembentukan satuan organisasi yang masing-masing beranggotakan sejumlah orang tertentu. Misalnya dalam kalangan militer dikenal dengan sebutan Regu, Kompi, Batalyon, dan lain-lain.

2.7 Departmenisasi Satuan Organisasi Khusus
Departemenisasi  Satuan Organisasi Khusus, Alasan dibentuknya, Keuntungan, dan kelemahannya
Departemenisasi satuan organisasi khusus, yaitu pembentukan satuan organisasi yang akan melakukan aktivitas yang setelah dipelajari benar-benar tidak akan dapat ditampung oleh satuan organisasi yang telah ada dalam struktur organisasi rutin dan aktivitasnya bersifat semantara[9].
Tiap tiap satuan organisasi khusus yang dibentuk hendaknya menggunakan nomenklatur atau sebutan satuan organisasi tertentu sehungga dari sebutan satuan organisasi itu segera dapat diketahui aktivitas khusus apa yang dilakukan oleh satuan organisasi khusus yang bersangkutan.
Beberapa sebutan satuan organisasi khusus adalah :
a.             Tim, sebutan satuan organisasi ini digunakan apabila aktivitas utamanya adalah melakukan penelitian, bersifat sementara dan tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang sudah ada pada struktur organisasi rutin. Misalnya Tim Kesehatan, Tim Atom Untuk Perdamaian, Tim Daerah Pasang Surut, Tim Batik Klasik.
b.             Komisi, sebutan satuan organisasi ini digunakan apabia aktivitas utamanya adalah melakukan pemberian nasehat, bersifat sementara dan tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada pada struktur organisasi rutin. Misalnya Komisi Perencanaan kota, Komisi Kurikulum, Komisi Siaran Sekolah.
c.              Komite, sebutan satuan organisasi ini digunakan apabila aktivitas utamanya adalah melakukan pemeriksaan, bersifat sementara, dan tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada pada struktur organisasi rutin. Misalnya Komite Proyek Bendungan, Komite Perusahaan Daerah.
d.             Satuan tugas atau lebih dikenal dengan akronim satgas, sebutan satuan ini digunakan apabila aktivitas utamanya adalah melakukan pekerjaan tertentu yang secara mendesak perlu segera diselesaikan, bersifat sementara,dan tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada pada struktur organisasi rutin. Misalnya Satgas Bencana Banjir, Satgas Gempa Bumi.
e.             Panitia, sebutan satuan organisasi ini digunakan apabila aktivitas utamanya adalah melakukan pekerjaan tertentu yang tidak termasuk salah satu aktivitas tersebut diatas, bersifat sementara dan tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada pada struktur organisasi rutin. Misalnya Panitia Penterjemah Kitab Suci, Panitia Pembelian Senjata.
Bila suatu aktivitas memang benar-benar sudah tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada pada struktur organisasi rutin dan aktivitasnya bersifat sementara, kemudian diputuskan untuk dibentuk satuan organisasi khusus berupa Tim, Komisi, Komite, Satgas, atau Panitia memiliki keuntungan sebagai berikut, seperti yang dikemukakan oleh Herbert G.Hick didalam mengemukakan keuntungan adanya Panitia[10] :
1.              Creating =  menumbuhkan daya kreasi
2.             Communicating = memudahkan penyampaian informasi
3.             Motivating = menimbulkan dorongan untuk ikut serta melaksanakan
4.             Democratizing = mengurangi kekuasaan mutlak dari pimpinan
5.             Consolidating power and authority = terkumpulnya kekuatan dan wewenang
6.             Combining abilities = tergabungnya berbagai kemampuan
7.             Avoiding action = dapat menjauhkan diri dari tindakan khusus
8.            Blurring responsibility = menghindarkan tanggung jawab tunggal
9.             Coordinating = sebagai alat koordinasi
10.         Advising = mematangkan nasehat
11.          Representing = semua pihak dapat terwakili
Tetapi akan segera nampak bahwa disamping adanya keuntungan yang diperoleh dari pembentukan satuan organisasi khusus tersebut ada pula kelemahannya[11], yaitu :
1.              Cost = biaya mahal
2.             Least denominator = tidak merupakan keputusan terbaik dari pendiri masing-masing anggota
3.             Indecision = kadang-kadang tidak tercapai keputusan yang diperlukan karena timbulnya pertentangan
4.             Split accountability = tanggung jawab terpecah
5.             Tyrany of minority = timbulnya tirani minoritas
6.             Self-perpetuation = mengekalkan diri.
Pedoman Departmenisasi Satuan Organisasi Khusus.
Agar satuan organisasi khusus yang telah dibentuk dapat bekerja dengan lancar serta berhasil baik mencapai tujuannya perlu diperhatikan berbagai pedoan berikut :
a.         Tiap-tiap pembentukan satuan organisasi khusus apaun namanya harus dirumuskan denga jelas tujuannya
b.        Tiap-tiap satuan organisasi khusus yang dibentuk harus ditentukan dengan tega kedudukannya, misalnya harus ditentukan dengan tegas apakah satuan organisasi yang terbentuk itu berkedudukan langsung dibawah pucuk pimpinan organisasi yang membentuk atau berkedudukan dibawah pimpinan satuan organisasi dari organisasi yang membentuk
c.         Dilakukan pemilihan atau pengangkatan yang saksama terhadap para calon anggotanya sehingga dapat dihindarkan pemilihan atau pengangkatan berdasarkan  pembentuk atau selera calon anggota. Sebagai ukuran pemilihan atau pengangkatan anggota antara lain misalnyakemempuannya memang dibutuhkan atau bidang kerjanya tersangkut
d.        Jumlah anggota sebaiknya tidak terlalu banyak. Dalam hal jumlah ini Ernest Dale mengatakan : “jumlah anggota satuan organisasi khusus sebaiknya berkisar antara 6 orang sampai 16 orang”
e.         Kepada setiap satuan organisasi khusus yang dibentuk harus diberikan suatu tata kerja yang sederhana agar dapat menjalankan aktivitasnya dengan lancar
f.          Kepada tiap satuan organisasi khusus yang dibentuk harus diberikan bantuan fasilitas secukupnya
g.         Terhadap satuan organisasi khusus yang dibentuk harus dilakukan pengontrolan secara berkelanjutan
h.        Tiap satuan organi khusus yang dibentuk harus diwajibkan membuat laporan secara berkala tentang aktivitas yang dilakukan
i.          Memilih ketua dengan tepat. Dalam hal ini jangan sampai terjadi asal “saya bersedia” atau sebaliknya asal “bukan saya”, melainkan dapat digunakan sebagai pedomandi samping syarat-syarat kepemimpinan pada umumnya yang perlu ditekankan adalah yang bersangkutan memang diperlukan kemampuannya atau bidang kerjanya tersangkut.




***



Tidak ada komentar:

Posting Komentar